Analisis ABC dan VEN

Pengelolaan merupakan suatu proses yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan secara efektif dan efisien. Proses pengelolaan dapat terjadi dengan baik bila dilaksanakan dengan dukungan kemampuan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem.
Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian bagi masyarakat yang membutuhkan.

Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidak efisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu, seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan.

Tersedianya berbagai macam obat di pasaran, membuat para dokter tidak mungkin up to date dan membandingkan berbagai macam obat tersebut. Produk obat yang sangat bervariasi juga menyebabkan tidak konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana pelayanan kesehatan. Hal ini akan menyulitkan dalam proses pengadaan obat. Disinilah letak peran seleksi dan perencanaan obat.

Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam PFT untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi pembelian.

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Perencanaan yang telah dibuat harus dilakukan koreksi dengan menggunakan metode analisis nilai ABC untuk koreksi terhadap aspek ekonomis, karena suatu jenis obat dapat memakan anggaran besar disebabkan pemakaiannya banyak atau harganya mahal. Dengan analisis nilai ABC ini, dapat diidentifikasi jenis-jenis obat yang dimulai dari golongan obat yang membutuhkan biaya terbanyak.

Selain itu, analisis juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obat kedalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Analisis kombinasi metode ABC dan VEN yaitu dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat dalam efisiensi atau penyesuaian dana.

Analisis ABC Indeks Kritis digunakan untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana dengan pengelompokkan obat atau perbekalan farmasi, terutama obat-obatan yang digunakan berdasarkan dampaknya terhadap kesehatan. Analisis data dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.     Menghitung nilai pakai

·         Menghitung total pemakaian obat

·         Data pemakaian obat dikelompokkan berdasarkan jumlah pemakaian. Diurutkan dari pemakaian terbesar sampai yang terkecil

·         Kelompok A dengan pemakaian 70% dari keseluruhan pemakaian obat

Kelompok B dengan pemakaian 20% dari keseluruhan pemakaian obat

Kelompok C dengan pemakaian 10% dari keseluruhan pemakaian obat

2.    Menghitung nilai investasi

·         Menghitung total investasi setiap jenis obat

·         Dikelompokkan berdasarkan nilai investasi obat. Diurutkan dari nilai investasi terbesar sampai yang terkecil

·         Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat

Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat

Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat.

3.    Menentukan nilai kritis obat

·         Menyusun kriteria nilai kritis obat

·         Membagikan kuesioner berupa daftar obat kepada dokter untuk mendapatkan nilai kritis obat, dengan kriteria yang telah ditentukan. Dokter yang mengisi kuesioner tersebut adalah dokter yang berpengaruh terhadap peresepan dan pemakaian obat.

Contoh (dikutip dari penelitian Susi Suciati dan Wiku B.B. Adisasmito di RS Karya Husada, Cikampek, JaBar, 2006):

Kuesioner yang berisi daftar obat dibagikan kepada dokter untuk mendapat penilaian mengenai nilai kritis. Dari kuesioner tersebut dilakukan analisis dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.     Lakukan survei tentang kekritisan obat terhadap dokter yang sering menulis resep.

2.    Buat rata-rata skor dari setiap jenis obat.

3.    Susun tabel obat dari skor tertinggi hingga skor terendah.

4.    Cek persentase (%) kumulatif

Potong % kumulatif menjadi 70% untuk kelompok X, 20% kelompok Y, dan 10% kelompok Z.

Kriteria nilai kritis obat adalah :

a.    Kelompok X atau kelompok obat vital, adalah kelompok obat yang sangat essensial atau vital untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyakit penyebab kematian ataupun untuk pelayanan pokok kesehatan. Kelompok ini tidak boleh terjadi kekosongan.

b.    Kelompok Y atau kelompok obat essensial adalah obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit, logistik farmasi yang banyak digunakan dalam pengobatan penyakit terbanyak. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir kurang dari 48 jam.

c.     Kelompok Z atau kelompok obat nonessensial, adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik, untuk kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan. Kekosongan obat kelompok ini dapat ditolerir lebih dari 48 jam.

5.    Menentukan nilai indeks kritis obat Untuk mendapat NIK obat dengan menggunakan perhitungan sebagai berikut:

NIK = Nilai Pakai + Nilai Investasi + (2 x Nilai Kritis)

 

6.    Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, B dan C dengan kriteria :

·         Kelompok A dengan NIK 9.5 - 12

·         Kelompok B dengan NIK 6.5 – 9.4

·         Kelompok C dengan NIK 4 – 6.4

Kelompok A dengan NIK tertinggi yaitu 12, mempunyai arti bahwa obat tersebut adalah obat dalam kategori kritis bagi sebagian besar pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai, tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn over yang tinggi.

Dari hasil perhitungan  didapat hasil sebagai berikut:

·         Kelompok A: dengan NIK 9.5 – 12, sebanyak 36 item obat (3,57%) dari total item obat.

·         Kelompok B: dengan NIK 6.5 – 9.4, sebanyak 270 item (26,88%) dari total item obat.

·         Kelompok C: dengan NIK 4 – 6.4, sebanyak 701 item (69,61%) dari total item obat.

Hasil pengelompokkan tersebut dapat dilihat pada Tabel 4.

Analisis ABC ini dapat digunakan, apalagi jika telah ada standarisasi obat (formularium). Untuk itu diperlukan kerja sama dan koordinasi yang baik dengan unit terkait, misalnya administrator RS, bagian keuangan, logistik (farmasi RS), dokter, serta unit pelayanan lainnya.

REFERENSI :

Fadillah, Nur. 2010. Seleksi dan Perencanaan Obat. Sumber: Blog (http://cata2n-nfz.blogspot.com/2010/10/seleksi-dan-perencanaan-obat.html)

Suciati, Susi dan Wiku B.B Adisasmito. 2008. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Sumber: Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan

(http://ifrsudcurup.files.wordpress.com/2008/11/cara-analisis-abc.pdf)