Laporan Residensi I : Unit Rekam Medis Hasanuddin University Hospital

I.       UNIT REKAM MEDIK RS UNHAS

RS UNHAS merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe B adalah memiliki pelayanan penunjang klinik, seperti Perawatan intensif, Pelayanan Darah, Gizi, Farmasi, Sterilisasi Instrumen dan Rekam Medik.

Keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya.

Selain itu, unit rekam medik juga dapat membantu mahasiswa yang sedang belajar atau meneliti tentang keadaan pelayanan suatu rumah sakit. Gambarannya dapat dilihat pada data-data rekam medis. Kelengkapan dari pengisisan rekam medik sangat penting sebagai bukti ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan medical error.

Standar tentang pelayanan dan operasional unit rekam medik diatur dalam PERMENKES No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, KMK No. 377 Tahun 2007 tentang Standar Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Kepmenkes No. 129 Tahun 2008 tentang SPM Rumah Sakit, Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Data RS Tahun 2005, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan, PORMIKI Tahun 2008, Kep Dirjen Yanmed 78/1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di RS, dan SE Dirjen Yanmed HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Tahun 1995.

3.1 Organisasi dan Manajemen Unit Rekam Medik RS. UNHAS Makassar

3.1.1 Visi Unit Rekam Medik

Visi unit Rekam Medik RS. UNHAS yaitu :

“Menjadi pusat pelayanan dan pengembangan rekam medik yang komprehensif di lingkungan RS. UNHAS yang bertaraf internasional”

Analisis:

Tabel 3.1

Uji Check List Pernyataan Visi Unit Rekam Medik

RS. Unhas Makassar Tahun 2011

No.	Pernyataan Uji	Ya	Tidak
1	Apakah pernyataan visi memberikan gambaran yg jelas dari kondisi ideal organisasi di masa datang ?	√
2	Apakah pernyataan visi memiliki pengaruh & menantang ?	√
3	Apakah pernyataan visi bersifat singkat & mudah dimengerti ?	√
4	Apakah pernyataan visi bersifat menarik bagi karyawan, Pelanggan, & stakeholders ?	√
5	Apakah pernyataan visi bersifat tetap sepanjang waktu, selalu Up to date ?	√

Sumber: Data Primer 2011

Dari hasil analisis visi unit rekam medis di atas, dapat disimpulkan bahwa pernyataan visi telah memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi ideal organisasi di masa datang.

Visi rekam medis RS UNHAS juga memiliki pengaruh dan menantang, singkat, serta mudah dimengerti, sehingga menimbulkan kesan menarik bagi karyawan, pelanggan, dan stakeholders. Visi ini juga selalu up to date, sehingga dapat digunakan sepanjang waktu.

 3.1.2 Misi Unit Rekam Medik

Misi unit Rekam Medik RS. Unhas yaitu :

1.      Mempelopori inovasi pengembangan pelayanan kesehatan di rekam medik melalui pendidikan dan penelitian yang unggul di RS UNHAS.

2.      Meningkatkan kualitas dan profesionalisme tenaga rekam medik dalam rangka mendukung pendidikan dan pelayanan rekam medik di RS UNHAS.

3.      Memberikan pelayanan rekam medik yang optimal kepada pasien/klien sesuai dengan kebutuhan.

Analisis:

Tabel 3.2

Uji Check List Pernyataan Misi Unit REKAM MEDIK

RS. Unhas Tahun 2011

No.	Pernyataan Uji	Ya	Tidak
1	Apakah pernyataan misi menyatakan secara jelas tentang manfaat kehadiran organisasi ?	√
2	Apakah pernyataan misi telah jelas sehingga semua karyawan dalam organisasi dapat melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi ?	√
3	Dapatkah misi itu bertahan terhadap perubahan-perubahan dalam administrasi ?	√
4	Apakah pernyataan misi itu mampu menjawab pertanyaan tentang : siapa kita, apa & untuk siapa kita melakukan itu, & mengapa itu penting ?	√
5	Apakah pernyataan misi itu mampu memberikan jawaban terhadap alasan mengapa kita membelanjakan dana pada usaha-usaha organisasi, program atau sub program ?	√

Sumber: Data Primer 2011

Dari hasil analisis di atas, dapat dilihat bahwa, pernyataan misi telah menyatakan secara jelas tentang manfaat kehadiran organisasi, sehingga semua karyawan dapat melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi.

Pernyataan misi ini juga mampu bertahan terhadap perubahan-perubahan dalam administrasi, mampu menjawab pertanyaan tentang siapa kita, apa dan untuk siapa kita melakukan itu, serta mengapa itu penting.

Selain itu, pernyatan misi tersebut mampu memberikan jawaban terhadap alasan mengapa kita membelanjakan dana pada usaha-usaha organisasi, program atau sub program.

3.1.3 Falsafah Unit REKAM MEDIK

Falsafah unit Rekam Medik RS. UNHAS, yaitu :

“Menjunjung tinggi sikap profesionalisme untuk mencapai pengembangan pelayanan kesehatan pendidikan dan penelitian dalam rekam medik di RS. UNHAS”

Analisis:

Dari hasil pengamatan selama residensi I, didapatkan bahwa rata-rata semua staf di unit rekam medis melakukan tugasnya dengan professional dan banyak membantu bagi mahasiswa yang melakukan penelitian atau pembelajaran tentang unit ini. Budaya kerja yang ada telah mencerminkan bahwa falsafah ini dijalankan dengan baik.

3.1.4 Motto Unit REKAM MEDIK

Motto unit masih mengikut pada motto rumah sakit, yaitu “Tulus melayani”, berarti semua pihak yang bekerja dalam lingkup rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan tanpa mengutamakan mengharapkan imbalan jasa dari pasien dan tidak diskriminasi.

3.1.5 Tujuan Unit REKAM MEDIK

Unit Rekam Medik RS UNHAS belum merumuskan tujuan dari visi dan misi yang telah ada, sehingga tujuan unit Rekam Medik masih mengacu pada tujuan RS UNHAS, secara umum, yaitu:

1.        Terciptanya sumber daya manusia handal yang tulus dalam mengintegrasikan   pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.

2.        Terwujudnya upaya pemeliharaan kesehatan paripurna yang menyeluruh terintegrasi dan berkesinambungan.

3.        Terciptanya suasana akademik yang mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan yang bermutu dan aman.

4.        Terbinanya tim kerjasama professional yang solid dengan perbaikan mutu kinerja berkesinambungan.

5.        Terselenggaranya jejaring rumah sakit yang mengemban tugas pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.

3.1.6   Struktur Organisasi Unit Rekam Medik

Ka. Instalasi Rekam Medis

Bag. Produksi & Filling (1 orang)

Bag. Assembling & Analisis (1 orang)

Bag. Koding & Indeksing (2 orang)

Bag. Pelaporan (2 orang)

Dir. Pelayanan Medis

 

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Unit REKAM MEDIK RS. Unhas Makassar Tahun 2011

Analisis:

Struktur organisasi unit ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja.

Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk unit ini, karena telah menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :

1.      Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit.

2.      Menunjukkan siapa atasan dan siapa bawahan sehingga jelas terlihat siapa melapor kepada siapa.

3.      Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda untuk setiap peranan yang berbeda.

4.      Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi atas dasar fungsinya.

5.      Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama.

Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di unit rekam medis tersebar di empat bagian area kerja, yaitu produksi dan filling, assembling dan analisis, koding dan indeksing, serta pelaporan. Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari pekerjaan itu sendiri.

Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih kurang. Hal ini dikarenakan RS UNHAS masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap awal proses pembenahan-pembenahan. Selain itu, jumlah pasien yang berkunjung belum terlalu banyak, sehingga tidak terlalu berpengaruh pada kinerja staf tiap bagian tersebut.

3.1.7  Tupoksi Unit REKAM MEDIK

Rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis, karena hal ini merupakan bukti tentang proses pelayanan medis kepada pasien.

Unit kerja rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi seperti di bawah ini:

1.      Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan

2.      Mengusulkan bentuk formulir rekam medis

3.      Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan rekam medis

4.      Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi klinik sudah cukup dalam asuhan pasien.

5.      Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu

6.      Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.

Selain itu, unit rekam medis mempunyai tanggung jawab dalam menjalankan tugas dan fungsinya, yaitu:

1.      Menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan tersedia jika diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien

2.      Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks, penyimpanan rekam medis, dan tersedianya rekam medis dari semua pasien.

3.      Mengajukan usul-usul kepada Direktur RS tentang perubahan dalam isi ukuran rekam medis.

4.      Membina hubungan kerja sama, baik dengan unit lain yang berhubungan langsung dengan pasien, maupun penasehat hokum dalam hal hubungan-hubungan keluar dan pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar rumah sakit.

Adapun wewenang dari unit rekam medis dalam menjalankan tugas dan fungsinya, adalah:

1.      Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisisan data klinis

2.      Menolak berkas rekam medik yang tidak memenuhi standar

3.      Menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan rekam medik yang tidak memuaskan.

Dalam menjalankan tugasnya, kepala unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern unit, maupun dengan unit-unit terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Analisis:

Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi I, dapat disimpulkan bahwa apa yang dikerjakan oleh staf rekam medis RS UNHAS sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas pokok, fungsi, tanggung jawab, dan wewenang di atas. Namun, ada beberapa point dari tugas unit rekam medik yang seharusnya menjadi tanggungjawab, bukan tugas, seperti menghadiri rapat.

Petugas di unit rekam medik dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, untuk pelaporan rekam medis kepada pihak rumah sakit masih belum tepat waktu. Hal ini dikarenakan data-data dari unit lain yang terkait masih sering terlambat dimasukkan ke unit rekam medis.

3.1.8   Uraian Tugas

Setiap bagian di unit rekam medik mempunyai tugas dan peranannya masing-masing. Di antaranya:

1.      Kepala Instalasi

·         Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medik

·         Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

·         Memberi bimbingan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik

·         Memimpin rapat tingkat unit

·         Penilaian pelaksanaan tugas staf

·         Perencanaan pengembangan SDM unit

2.      Bagian Produksi dan Filling

·         Pengadaan berkas rekam medik

·         Merakit berkas rekam medik

·         Menyimpan berkas rekam medik

·         Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan

·         Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik

3.      Bagian Assembling dan Analisis

·         Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan

·         Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.

·         Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan untuk dilengkapi dengan batas waktu toleransi 2-7 hari.

4.      Bagian Koding dan Indeksing

·         Mengkode penyakit, operasi, sebab kematian sesuai ICD-10

·         Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit

·         Meranking 10 penyakit terbanyak

5.      Bagian Pelaporan

·         Sensus harian di tiap unit RS

·         Melaporkan RL 2a per bulan ke Dinkes

·         Mengambil RP setiap 3 bulan dan melaporkannya per bulan ( ganti)

Analisis :

         Setiap orang telah menjalankan tugas dan peranannya ini dengan baik, namun untuk pelaporan, masih sering mengalami keterlambatan. Hal ini dikarenakan masih ada keterlambatan data dari unit lain.

 3.1.9   Deskripsi Kegiatan

Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, unit rekam medik memiliki kegiatan yang saling berhubungan dan harus dilakukan secara rutin dan  berurutan yaitu:

Gambar 3.2. Deskripsi Kegiatan Unit Rekam Medik RS UNHAS

Analisis:

Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang dilakukan di unit rekam medis RS UNHAS. Semuanya berjalan baik dan optimal, kecuali pelaporan. Seringkali pelaporan kepada pihak terkait terlambat dilakukan, karena keterlambatan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh unit lain yang berhubungan langsung dengan pasien, seperti Rawat Jalan, Rawat Inap, IRD, dan OK.

3.2     Spesifikasi SDM Unit Rekam Medik

Sumber daya manusia yang sesuai dan berkompeten sangat berpengaruh pada kinerja dan hasil kegiatan.

3.2.1  Jumlah Pegawai dan Peranannya

Di bawah ini merupakan data jumlah staf unit rekam medik berdasarkan tugas, peranan, dan latar belakang pendidikannya :

Tabel 3.3

Staf Unit Rekam Medik berdasarkan Tugas atau Peranannya

RS UNHAS Tahun 2011

No	Jabatan	Status	Pendidikan	Jumlah
1	Kepala Instalasi	PNS	S2 (MARS)	1
2	Bag. Produksi & Filling	Kontrak	D3 (A.Md.Kom)	1
3	Bag. Assembling & Analisis	Magang	S1 (S.Kom)	1
4	Bag. Koding & Indeksing	Kontrak	S1 (SKM) dan D3 (A.Md. Kom)	2
5	Bag. Pelaporan	Magang	D3 (A.Md. PK)	2

Sumber: Data Sekunder RS. Unhas, 2011     

 Analisis:

                        Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan sebagian besar  staf bukan dari spesifikasi rekam medis. Hanya 2 staf di bidang pelaporan yang berlatarbelakang pendidikan rekam medis. Bahkan kepala instalasi pun tidak punya latar belakang pendidikan rekam medis.

                        Jumlah staf pada bagian produksi dan filling serta bagian assembling dan analisis masih kurang. Namun, karena masih baru dalam beroperasi, maka kekurangan ini masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga belum terlalu terbebani dengan beban kerja yang tidak sesuai denngan jumlah SDM. Karena, dengan status operasional RS UNHAS yang masih baru, maka jumlah kunjungan pasien pun belum terlalu banyak.

                        Sedangkan untuk masalah ketidaksesuaian latar belakang pendidikan dengan standar kualifikasi staf rekam medis tersebut, menurut penulis tidak terlalu menjadi masalah. Selain karena status operasionalnya yang masih baru sehingga masih dalam tahap pembenahan-pembenahan, para staf juga cepat belajar dan beradaptasi.

3.2.2  Waktu Kerja

Shift kerja di unit rekam medik RS UNHAS terbagi dua, yaitu shift pagi (08.00-16.00) dan shift sore (13.00-21.00). Dari segi kedisiplinan, semua staf rekam medik biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.

3.3     Kinerja Unit Rekam Medik

3.3.1  Indikator

Kinerja unit rekam medik RS UNHAS dapat diukur dengan melihat indikator berikut ini :

·         Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah pelayanan (100%)

·         Waktu penyediaan dokumen rekam medik untuk pelayanan Rawat Inap, Rawat Jalan, IRD, radiologi, dan OK (± 10-15 menit)

·         Kedisiplinan (berdasarkan shift)

3.3.2  Hasil Observasi dan Analisis

Dari hasil observasi, didapatkan bahwa waktu penyediaan dokumen rekam medik untuk pelayanan di unit lain yang terkait pelayanan langsung terhadap pasien, adalah sekitar 10-15 menit sejak perawat meminta dokumen rekam medik hingga staf rekam medik selesai menyiapkannya. Atau dengan kata lain telah sesuai standar yang ditetapkan.

Sedangkan untuk kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah pelayanan, didapatkan bahwa masih ada dokumen yang tidak lengkap, salah satunya pada bagian informed concent. Tindak lanjut yang dilakukan oleh staf rekam medik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menghubungi kembali dokter atau perawat bersangkutan untuk melengkapinya. Waktu yang diberikan biasanya adalah 2-7 hari. Namun jika ketidaklengkapan itu harus melibatkan kembali pasien, maka harus ditunggu sampai pasien tersebut datang kembali ke rumah sakit untuk konsultasi atau kontrol lanjutan.

Dari segi kedisiplinan, semua staf rekam medik biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.

3.4     Deskripsi Fisik dan Bangunan Unit REKAM MEDIK

3.4.1 Letak Unit REKAM MEDIK

Kestrategisan letak unit rekam medic sangat penting dan berpengaruh pada keoptimalan kerja unit lain yang terkait langsung dengan rekam medik.

Menurut SK Direktur Jenderal Pelayanan Medik Nomor YM.00.03.2.11296, lokasi unit rekam medic harus memiliki lokasi sedemikian rupa sehingga pengambilan dan distribusi rekam medis.

Analisis:

Lokasi rekam medis di RS UNHAS terletak di dekat lobi dan diapit oleh ruang CSSD dan ruang Panel. Menurut saya, kondisi ini masih cukup strategis untuk memudahkan mobilitas staf dalam pengambilan dan distribusi rekam medis ke unit-unit terkait, seperti ruang Rawat Inap, OK, dan Rawat Jalan. Hal ini karena, ruangan rekam medis terletak di bagian belakang unit-unit tersebut dan jaraknya cukup dekat.

3.4.2  Denah Ruangan Unit REKAM MEDIK

Dari denah, dapat dilihat bahwa ruangan unit rekam medik RS UNHAS belum memenuhi standar kelengkapan, seperti yang tercantum di dalam pedoman penyelenggaraan Rumah Sakit. Unit rekam medik hanya terdiri dari satu ruangan saja, tidak memiliki gudang, serta ruang pimpinan dan ruang staf tidak dipisah.

Sedangkan untuk standar kelengkapan sarana prasarana ruangan, sudah cukup lengkap.

3.4.3  Keadaan Fisik Unit REKAM MEDIK

Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit.

A.    Ruang Bangunan

Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004, unit rekam medik termasuk zona dengan risiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang sesuai adalah sebagai berikut:

1.   Permukaan dinding harus rata dan berwarna terang

2.   Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap air,   berwarna terang, dan pertemuan antara lantai dengan dinding harus berbentuk konus.

3.   Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.

4.   Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter, dan ambang bawah jendela minimal 1,00 meter dari lantai.

5.   Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan penghawaan mekanis (exhauster).

6.   Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai.

Analisis:

Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang operasi di RS UNHAS telah memenuhi semua standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruang operasi mulai dari dinding, lantai, ventilasi, dan lain-lain.

B.     Kualitas Udara, Pencahayaan, Suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan

Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah tidak berbau (terutana bebas dari H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter) berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuran 8 jam atau 24 jam tidak melebihi 150 μg/m3, dan tidak mengandung debu asbes. Selain itu, konsentrasi maksimum indeks angka kumannya harus sekitar 200-500 Mikro-organisme per m2 Udara (CFU/m3).

Indeks pencahayaan untuk unit rekam medik minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 °C, tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan 8 jam.

Analisis:

Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu, tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar, sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

C. Alur Pasien, Petugas, dan Peralatan

Standar Depkes RI 2007

1.      Alur Pasien

Pintu masuk pasien dan petugas berbeda

2.      Alur petugas

Pintu masuk dan keluar petugas melalui satu pintu

3.      Alur peralatan

Pintu keluar masuknya peralatan penunjang pelayanan medis ke unit rekam medis melalui satu pintu.

Analisis:

Kenyataan yang ada di Unit rekam medik RS. UNHAS, standar ini telah dijalankan dengan baik, sehingga berpengaruh positif terhadap kelancaran pemberian pelayanan terhadap pasien.

3.4.4  Sarana dan Prasarana Unit REKAM MEDIK

Sebagai bagian dari penunjang pelayanan medis, unit rekam medik tidak memiliki peralatan medik, namun hanya memiliki peralatan-peralatan umum yang dapat menunjang proses pelayanan rekam medik. Berikut ini adalah inventaris peralatan serta sarana dan prasarana yang terdapat di ruangan unit rekam medik.

Tabel 3.4

Inventaris Sarana Prasarana Unit Rekam Medik RS UNHAS

Tahun 2011

No.	Peralatan	Fungsi	Jumlah	Kondisi
1.	Komputer + PC	Operasional unit	2 set	Baik
2.	Printer	Operasional unit	1 buah	Baik
3.	Lemari kayu	Penyimpanan form RM yang belum digunakan	2 buah	Baik
4.	Lemari besi	Penyimpanan arsip data bulanan yang telah direkap	1 buah	Baik
5.	Lemari-rak berkas RM	Penyimpanan berkas RM pasien	3 buah	Baik
6.	Kursi	Operasional unit	6 buah	Baik
7.	Meja	Operasional unit	7 buah	Baik
8.	Tempat tidur	Untuk istirahat dan staf yang lembur	1 buah	Baik
9.	AC	Pendukung operasional unit	1 buah	Baik
10.	Meja resep	Penyimpanan kertas resep	2 buah	Baik
11.	Tempat sampah	-	1 buah	Baik
12.	Kertas dan ATK penunjang kegiatan unit	Operasional unit dan didistribusikan ke unit yang membutuhkan	Disesuaikan kebutuhan	Lengkap

Sumber: Data Sekunder, 2011

Analisis:

         Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan, sehingga dapat memperlancar kegiatan di unit rekam medik.

3.5  Kebijakan Unit Rekam Medik

Tabel 3.5

Kebijakan Unit Rekam Medik RS UNHAS Tahun 2011

STANDAR	PARAMETER
ST. I	FALSAFAH DAN TUJUAN:
	P1	Rekam Medik Untuk Setiap Pasien :
		- Ada rekam medik untuk setiap pasien, tidak ganda sesuai buku pedoman  rekam medik Depkes
		- Ada buku pedoman rekam medik
		- Ada SK komite / panitia rekam medik
St. II	ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN
	P1	Unit Kerja Rekam Medik
		- Ada struktur organisasi unit rekam medik
		- Ada uraian tugas
		- Kepala unit rekam medik minimal memiliki ijasah D III Rekam Medik
		- Ada SK pengangkatan Ka. Unit Rekam Medik
		- Semua staf Rekam Medik telah mengikuti pelatihan Rekam Medik   minimal 30 jam (ada sertefikat)
		- Ada program kerja unit Rekam Medik
		- Ada jadwal kegiatan dan bukti pelaksanaan kegiatan (penerimaan/pencatatan data pelayanan, pengolahan data pelaporan, penyimpanan dan pengambilan kembali)
		- Ada laporan tahunan
	P2	Laporan Berkala:
		- Ada laporan berkala yang disampaikan kepada pihak terkait.
		- Ada SK Direktur tentang pedoman pelaporan Rekam Medik
	P3	Fungsi  Komite / Panitia Rekam Medik
		- Ada SK panitia Rekam Medik
		- Ada uraian tugas, program kerja, dan jadwal kegiatan
		- Ada bukti pelaksanaan kegiatan : undangan, absensi, notulen rapat
		- Ada laporan pelaksanaan laporan kegiatan
St. III	STAF DAN PIMPINAN
	P1		SDM :
			- Ada job spesificaton junis petugas Rekam Medik
			- Ada analisis kebutuhan tenaga dan kualifikasi tenaga
			- Semua staf sudah mengikuti pelatihan Rekam Medik ( ada bukti sertfikat )
			- Ada uraian tugas setiap staf Rrekam Medik
			- Ada SK penempatan staf di Rekam Medik
			- Ada evaluasi terhadap jumlah dan kualifikasi staf
St. IV	FASILITAS DAN PERALATAN
	P1		Ruang Kerja :
			- Ada ruang kerja Rekam Medik yang memiliki standar ekonomis  (pendaftaran, pengolahan, penyimpanan, ruang staf)
			- Ada denah ruangan
			- Ada rambu – rambu penunjuk arah
			- Ada daftar peralatan Rekam Medik dan uraian penggunaannya
	P2		Penyimpanan Rekam Medik
			- Ada kebijakan tentang sistem keamanan & kerahasiaan Rekam Medik
			- Tempat penyimpanan Rekam Medik Aktif
			- Tempat penyimpanan Rekam Medik non aktif (keamanan,kerahasiaan   terjamin)
			- Ada Prosedur penghapusan dokumen
			- Ada berita acara penghapusan dokumen
			- Ada SK Direktur : Tim Penghapusan Dokumen
St. V	KEBIJAKAN DAN PROSEDUR
	P1		Sistem Identifikasi, Indeks Induk, Sistem Dokumentasi
			- Ada kebijakan tentang sistem identifikasi, kartu indeks utama pasien,   dan  sistem dokumentasi
			- Ada SK Direktur tentang pemberlakuan sistem tersebut
			- Ada petunjuk pelaksanaan
			- Ada buku pedoman Rekam Medik
			- Ada evaluasi dan Tindak lanjut
	P2		Semua Pasien Mempunyai Rekam Medik Dengan Satu Nomor
			- Ada kebijakan sistem penomoran register pasien
			- Tidak ada kejadian nomor ganda U/satu pasien, atau satu nomor  U/lebih dari satu pasien
			- Ada sistem identifikasi bayi baru lahir: cap kaki bayi kanan kiri, cap ibu jari tangan ibu bayi, pemberian gelang nama kepada bayi
			- Ada SOP identifikasi bayi baru lahir
			- Ada evaluasi berkala
	P3		Inform Concent
			-Ada kebijakan tertulis/ instruksi direktur tentang keharusan dokter memberikan penjelasan kepada pasein dan penanggung jawab pasien sbelum meminta persetujuan tindakan medik
			- Ada format Inform Concent
			- Ada Juknis penggunaan Inform Concent
	P4		Pengisian Rekam Medik
			- Rekam Medik diisi dengan lengkap dan benar
			- Ada SK Direktur tentang batasan waktu 2x24 jam Rekam Medik harus kembali ke ruangan rekam medik (rawat inap) dann pada hari yang sama (pelayanan rawat jalan)
			- Ada bukti serah terima rekam medis dari petugas ruangan/poli ke   petugas rekam medik
	P5		Penggunaan Kode ICD, Simbol dan Tanda Khusus:
			- Ada buku pedoman rekam medis Dep Kes
			- Ada protap penggunaan kode ICD
			- Ada sampel dokumen RM yang terisi lengkap
			- Ada evaluasi dan tindak lanjut
ST. VI	PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN
	P1		Program Pelatihan
			- Ada program pelatihan dan ada program orientasi staf baru
ST. VII	EVALUASI DAN PENGENDALIAN MUTU
	P1		Monitoring dan Evaluasi
			- Ada program monitoring  dan evaluasi pelaksanaan rekam medik
			- Ada laporan evaluasi dan ada tindak lanjut
	P2		Analisis Indikator Klinis
			- Ada analisis pencapaian indikator klinis
			- Ada evaluasi dan tindak lanjut

Sumber: Data Sekunder Unit Rekam Medik RS UNHAS 2011

Analisis:

Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS UNHAS masih dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.

3.6   Penutup

1.      Kesimpulan

Deskripsi bangunan dan fisik dan spesifikasi SDM belum sesuai standar penyelenggaraan unit rekam medik, namun kinerja unitnya sudah cukup bagus.

2.      Saran

Perlu penambahan ruangan untuk kepala instalasi dan gudang, serta dibutuhkan penambahan SDM dengan latar belakang pendidikan rekam medik.